おすすめの入退室管理システムをご紹介します！

入退室管理システムの基礎知識①

入退室管理システムとは？

入退室管理システムとは、簡単にいうといつ誰が出入りしたかを管理するシステムのことです。企業では万が一情報の流出が発生した場合や監査が行われた場合などに、オフィスの情報管理が適切に行われていたことを証明する必要があります。

そしてその証明に活用できる記録を、入退室管理システムは自動的に行っておくことができるのです。この管理は手動で行うことも可能ですが、関係者以外の無断立ち入りを防いだり効率的に管理を行ったりするためにはシステム化するのがおすすめです。

企業にとって個人情報の漏えいや機密情報の流出は信用を失う原因となり、企業の運営に大きく影響してしまう可能性があります。

それを防ぐためにもセキュリティを強化する必要がありますが、そのセキュリティ対策がしっかりと行われていることを証明するためにプライバシーマークの取得を目指す企業も増えています。だからこそ今、入退室管理システムのニーズも高まっているのです。

そんな入退室管理システムには、さまざまな種類や解錠方法が存在し、オフィスに合わせて選ぶことができます。次項では入退室管理システムの種類ごとの違いや特徴などについて詳しく解説していきます。

入退室管理システムの種類

入退室管理システムにはおもに「電子錠」と「電気錠」の2種類があります。ここではそれぞれの特徴についてご紹介するので、違いを確認して自社に最適な種類をチェックしてみてください。

電子錠とは

電子錠とは電池を電源として施錠や解錠する鍵です。一般的にはコンビニなどでも購入できる乾電池を利用するので、もしも電池が切れてしまっても簡単に交換できます。さらに特別な工事は必要ないため、賃貸などでも利用することができるのがメリットです。

電子錠には、カード式、暗証番号式、指紋認証式、タッチキー式などの種類があります。暗証番号式や指紋認証式の場合は鍵を持ち歩く必要がないため鍵を紛失する心配がありません。

またタッチキーは鍵を出したりしまったりする必要がないので、楽に施錠や解錠ができます。

さらに電子錠は取付方法も複数あり、通常の錠前と同じように切り欠き加工をするタイプや、ドアノブシリンダーにかぶせるタイプなどがあります。ドアの形状などに合わせて選ぶことができるので、どのような建物でも導入しやすいのが電子錠のよさでもあります。

ただし電子錠は電池で動いていることから、電池切れになると一切動かなくなってしまいます。万が一外出中に電池切れになった場合は締め出されてしまう可能性があるので、電池の残量には気を付ける必要があります。

また電子錠はネットなどで簡単に購入できますが、いざ購入してみるとドアの規格に合わないというのもよくあるトラブルです。ドアの厚みやシリンダーによって規格が決まっているので、ネットで購入する際には注意しましょう。

電気錠とは

電気錠も電子錠と同じような機能や解錠方法となっていますが、いくつか異なるポイントがあります。まず電子錠が電池で動くのに対し、電気錠は電気配線によって動きます。そのため通電さえしていれば電池切れなどの心配もなく、電池交換の必要もありません。

また入退室管理やIoTと連動できるものなど高性能なものが多いのも特徴で、オフィスなどセキュリティを強化したい場面に適しています。

さらに一般的に耐用年数が7年となっており、長期的にみるとコストパフォーマンスに優れているのもメリットです。高性能かつ費用を抑えて利用したい場合は、電気錠のタイプを選ぶといいでしょう。

ただし電気錠は配線工事が必要になるため、作業を行える業者が限られています。配線工事は資格がないとできない作業なので、普通の鍵屋では取り扱っていないこともあるので注意しましょう。

このように電子錠と電気錠それぞれにメリットやデメリットがありますが、オフィスなどで利用する場合は高品質な製品が多くセキュリティ面でも安心な電気錠がおすすめです。

入退室管理システムの基礎知識②

入退室管理システムのメリット

これまで入退室管理システムを利用していなかった方は、導入することに意味があるのかと疑問を感じてしまうかもしれません。入退室管理システムにはたくさんのメリットがあり、とくにオフィスなどでは導入するのがおすすめです。ここではそんな入退室管理システムのメリットについて詳しくご紹介します。

セキュリティの強化

個人の入退室を管理できるタイプの入退室管理システムであれば、誰がいつ入退室したのかを細かく管理することができます。また防犯カメラと連動することにより、1回の認証で2人以上の入退出をする「共連れ」などの不正もアラートや警告メッセージを表示して防ぐことも可能です。

さらに複数のフロアがあるオフィスの場合、フロアごとの入室権限を設定することができるので、そのフロアに関係のない従業員の入退室を防止できます。これにより機密情報の持ち出しなどの不正を未然に防ぐことができ、内部と外部の両方のセキュリティを強化することができるのです。

これからオフィスのセキュリティ強化に力を入れていきたいのなら、このような個人の入退室を管理できるシステムを利用することで大きなメリットを感じることができるでしょう。

正確な勤怠管理の把握

入退室管理システムは、人事システムとの連携も可能です。連携することで従業員の勤務時間を正確に記録することができ、タイムカードの押し忘れや人的な計算ミスなどを防ぐことに繋がります。

これまで月末の事務処理でしか把握することが難しかった時間外労働についてもリアルタイムで把握できるようになるため、働き方改革を進めている企業にも最適です。また慢性的に長時間労働をしている従業員に対して個別の面談などで啓発することもできるようになり、従業員の意識改革にも役立つでしょう。

そして正確な勤怠管理ができることにより、残業代が正しく支払われるようになるなど給与面での改善を行うこともできます。これにより従業員の満足度も向上させることができ、離職率の低下にもつながるでしょう。

コスト削減

正確な勤怠を把握できることで、労務管理の工数が大幅に削減できるというメリットもあります。とくに従業員数の多い企業では事務処理にかかる手間や時間が多く、人員のコストが高くなっていることも少なくありません。

入退室管理システムはシステム上でさまざまな情報を処理するのでミスも発生しにくく、人の手による管理で万が一ミスが起きた際にかかる手間なども減らすことができるでしょう。また小規模なオフィスでアナログな管理をしていた場合は、事業拡大や従業員の増員により一気に作業が追い付かなくなってしまうこともあります。

そのため事業拡大などでオフィスに出入りする人の数が増えたタイミングで、入退室管理システムを導入する企業も多いです。人が増えるほど防犯などのセキュリティを強化する必要も出てくるので、これから事業拡大などの予定がある場合は、ぜひ入退室管理システムの導入を検討しましょう。

入退室管理システムの解錠方法

入退室管理システムにはさまざまな解錠方法があります。ここでは解錠方法ごとの特徴やメリット・デメリットなどについて詳しくご紹介するので自社に合う解錠方法がどれなのかを検討してみてください。

暗証番号

暗証番号での解錠方法は、0から9の10個の数字を組み合わせた暗証番号を用いて解錠します。ほかの解錠方法と比べて導入コストが比較的低い、鍵の持ち歩きが必要ないため鍵をなくすなどのトラブルがないというメリットがあります。

ただしオフィスなどで従業員が共有の暗証番号を使用する場合、個人の入退室を管理することができない、離職者が出た場合に暗証番号を変更しなければならないというデメリットも存在します。

さらに暗証番号が漏えいすると侵入のリスクが高いため、対策として定期的な暗証番号の変更が必要となります。

ICカード

ICカードの解錠方法は認証装置であるカードリーダーにICカードをかざし、ICチップの情報を読み取り権限の有無を判定して解錠します。ICカードは社員証などのカードにICチップを埋め込んで用意する方法もあれば、交通系ICカードに認証情報を登録する方法などもあります。

ICカードでの解錠は一人ひとりの入退室記録を残すことができるというメリットがあります。また交通系ICカードを利用する場合、専用のカードを用意する必要がないため事務的な処理の手間を減らせるというメリットもあります。

ただしICカードは個人の管理に任せるため、紛失や盗難のリスクも高くセキュリティ面での不安が残ります。

スマートフォン

スマートフォンに専用のアプリをインストールし、リーダーにかざすことで解錠する方法もあります。個人のスマートフォンはもちろん、会社支給のスマートフォンがあればアプリをインストールしておくだけでいいので、ICカード発行などの手間を省くことができます。

またリーダーとスマートフォンの通信は暗号化されているので、スマートフォンの画面をロックしパスワードを設定していれば、万が一スマートフォンを紛失した場合や盗難された場合でもリスクを軽減できるというメリットもあります。

ただし毎回スマートフォンを取り出す手間があるため、人数の多いオフィスや多くのオフィスが集中している建物の場合はリーダーの前で混雑が発生してしまう可能性もあります。

生体認証

生体認証はバイオメトリクス認証とも呼ばれるもので、指紋や静脈、声といった身体の一部やそれに準ずる要素を使用して認証する方法です。生体認証の一番のメリットは、なりすましや偽造が非常に困難であることから登録されていない第三者の侵入を防げる可能性が高いということです。

また紛失することがないため、紛失によるICカードなどの再発行といったさまざまな手続きを行う必要がないというのも大きなメリットでしょう。セキュリティ面では安心な生体認証ですが、ほかの方法に比べて導入コストが高いというデメリットもあります。

入退室管理システム費用の目安は？

入退室管理システムの導入にかかる費用

入退室管理システムの導入を検討する際、必要なのはシステムの費用だけではありません。ここでは、入退室管理システムを導入するにあたり、必要となる費用の目安を紹介します。

設置にともなう工事費用

入退室管理システム導入するには、工事費用がかかります。設備を設置する際に必要な材料や作業工賃などです。

導入するシステムの認証方法や、製品によって工事費用は大きく変動します。たとえば、ICカードタイプのシステムを導入する際は、通常の錠前から電気錠に交換する工事費用が発生します。

一方、認証リーダーを扉に貼り付けるタイプは、錠前の工事を必要としないため、工事費用は抑えられます。工事費用は設置する場所や環境でも変わるため、事前に設置箇所を確認しておきましょう。

システムにかかわる機器費用

機器にかかる費用には、コントローラー、認証リーダー、電気錠などがあります。入退室管理システムの種類や仕様によって、必要な機器は異なります。

機器の費用には、管理に必要なソフトウェアや専用パソコンなども含まれます。その際、海外製の安価な機器を利用することで、初期費用を抑えることが可能です。

ただし、安さだけにとらわれず、性能や使いやすさを念頭に置いておきましょう。

月額の使用料

クラウド型の入退室管理システムでは、導入後も毎月利用料金がかかります。クラウド型の場合、利用料金は複数プランの中から選択できるのが魅力です。

製品によっては、機能別に導入できる便利なタイプもあります。自社のサーバーで運用する場合は、サービス利用に対する月額利用料がかからないのが一般的です。

入退室管理システムの導入費用相場

入退室管理システムは、製品の種類によって導入費用の相場が変わります。認証方法の特徴や使用方法を加味しつつ、導入費用の相場を把握しておきましょう。

初期費用はかかるものの、セキュリティ強化や労務管理の効率化を考えると、入退室管理システムの効果は計り知れないといえます。続いては、入退室管理システムの種類と導入費用を紹介します。

必ず、導入を検討する際は複数のシステムを比較しながら相見積もりを行いましょう。

ICカードタイプの相場

入退室の履歴がデータとして残らない認証リーダーの相場価格は、工事費用込みで30万円前後となります。入退室の履歴が残る認証リーダーの場合は、工事費込みで80万円前後が相場です。

また、ICカード発行にも1枚数千円程度かかるため、従業員の人数分を用意する必要があります。

スマートロックタイプの相場

ICカードや、スマートフォンで認証する入退室管理システムでは、クラウド型のサブスクリプション方式が一般的です。価格の相場は、工事費用が10万円前後、月額のサブスク費用が2万円前後となります。

テンキータイプの相場

テンキータイプは、入退室管理システムの中でも比較的安価に導入が可能です。テンキータイプの設置には、工事費用を含めて25万円前後が相場となります。

テンキータイプの設置には、錠前の交換工事や配線の取り付けや設備を設置する工事が必要です。

生体認証タイプの相場

生体認証タイプの導入費用は、ICカードタイプの入退室管理システムの価格に、数十万円を上乗せした価格が相場となります。製品によってばらつきはあるものの、ICカードタイプにプラスして20〜100万が一般的です。

入退室管理システムの法定耐用年数は何年？

入退室管理システムは、オフィスのセキュリティと効率化に不可欠な要素となっています。しかし、その耐用年数については、多くの企業が十分な理解を持っていないでしょう。

国税庁によると、入退室管理システムの法定耐用年数は6年とされています。これは、経費として認められる減価償却の期間を意味します。 実際の使用状況によってはこの期間を超えても機能することがあります。部品交換などのメンテナンスを行いながら、10年以上稼働しているシステムも存在します。

しかし耐用年数を過ぎるとエラーや不具合が発生するリスクが高まり、特にセキュリティシステムとしての機能を維持するためには、定期的なメンテナンスとアップグレードが必要です。

入退室管理システムを選ぶ際、どんな点を重視しますか？ WEBアンケートで調査！

ここまで入退室管理システムについて解説させていただきましたが、実際に入退室管理システムを選ぶとしたら、どんな点を重視したいと考える方が多いのでしょうか？今回はWEBのアンケート調査を実施しました。それでは結果の詳細をみていきましょう。

第1位は「費用」でした。入退室管理システムの導入にはコストがかかるため、費用を重視したいと考えるのはもっともなことでしょう。入退室管理システムには初期費用と月額費用がかかるので、トータルでみてお得な入退室管理システムを選びましょう。

第2位は「種類や解錠方法」でした。入退室管理システムには電子錠と電気錠の2種類があります。電気錠は工事に初期費用がかかる一方で、月額費用が安いというメリットがあります。長期的なコストを考えると電気錠を選ぶのがおすすめです。

第3位は「サポート体制」でした。入退室管理システム導入後に安心して利用し続けるためにもサポート体制の充実しているサービスを選ぶことが大切です。たとえば修理の問い合わせ窓口を設けている入退室管理システムなら、万が一トラブルや故障があったときも迅速に対応してもらえるでしょう。

アンケートの結果は以上となります。次の見出しでは入退室管理システムの選び方について、さらに詳しく解説させていただきます。

入退室管理システムの選び方

これから入退室管理システムの導入を検討している場合、どの入退室管理システムを利用するべきかで悩む方も多いでしょう。ここではそんな方のために、入退室管理システムを選ぶ際にチェックしたいポイントをご紹介します。

種類や解錠方法

まずチェックしたいのが入退室管理システムの種類や解錠方法です。オフィスなどで利用する場合は、品質が高く電池切れなどの心配がない「電気錠」タイプがおすすめです。

配線工事が必要ですが、設置もすべて業者に任せることができるので、設置の手間を省くことができるという点でも安心です。

また解錠方法は、さまざまな種類から選べる入退室管理システムを利用すると目的に合わせて選べるので便利です。とくに高いセキュリティを求めているのなら、顔認証などの生体認証があるタイプがおすすめです。

そのほかに大勢が入退室する場所であればスムーズに利用できるICカードタイプ、低コストで導入したいのなら暗証番号タイプなどがおすすめです。また今回ご紹介した以外にも、QRコード認証などにも対応している入退室管理システムもあります。

まずは利用する場所や目的にどの解錠方法が適しているのかを考え、それに対応している入退室管理システムを利用してください。

他システムとの連携の有無

入退室管理システムを選ぶ際には、他のシステムとの連携ができるかどうかもチェックしましょう。最近では総合的なサービスを提供している入退室管理システムも多く、上手に連携機能を利用することでさまざまなコスト削減ができる可能性があります。

たとえば勤怠管理システムと連携できるタイプであれば、正しい勤怠情報を把握することができるので管理の手間にかかる人員のコストを大幅に削減できます。また人的な計算ミスなども防ぐことができるので、社員からの信頼度アップにも繋がるでしょう。

ほかにも予約管理システムと連携できる入退室管理システムなら、あらかじめ登録しておいたユーザー情報やドアの利用予約ができます。この場合ジムや宿泊施設などの無人経営をしている場所でも安心して利用でき、人件費の削減にも効果的です。

費用

入退室管理システムを選ぶ場合は、導入の費用もかかるので、さまざまなシステムを比較検討して費用的な面でのメリットが多い入退室管理システムを選びましょう。

費用を見る際には単純な価格の安さだけを見るのではなく、長期的に利用した場合にコストパフォーマンスに優れているかどうかを確認することが大切です。

とくに電子錠（電池錠）は初期費用が非常に安いためお得に見えますが、月額費用が高いケースが多く長期的なコストを考えると高めになってしまうことがあります。また電子錠（電池錠）は電池切れで利用できなくなるなどのデメリットもあるため、オフィスや店舗などにはあまりおすすめできません。

電子錠は導入時に配線工事が必要なため初期費用が高くなりがちですが、月額費用を鑑みるとコストパフォーマンスの高いものが多いです。ぜひ利用する期間なども踏まえ、長期的に見て安く利用できる入退室管理システムを選びましょう。

最適な入退室管理システムを選ぼう！

入退室管理システムは、セキュリティ強化や正しい勤怠管理のために必要なシステムです。企業や建物ごとに適した入退室管理システムを利用すれば、今よりも効率的に、そして信頼性の高い入退室管理ができるようになるはずです。

入退室管理システムは数多くありますが、まずはどのような種類や解錠方法が自社に必要であるかを確認してください。そして気になる入退室管理システムをいくつかピックアップし、資料請求などをしながら最適な入退室管理システムを選びましょう。