社内をセキュリティ強化するために、入退室管理システムの導入を検討する企業は多いでしょう。しかし、入退室の管理以外のメリットがわかりづらく、認証方法それぞれの特徴を把握していないと、どれを選んでいいのか迷いますよね。
そこで今回は、入退室管理システムの機能説明に合わせて、メリットとデメリットを紹介します。認証方法の特徴も合わせて解説していますので参考にしてください。
入退室管理システムとは
入退室管理システムとは「誰が・いつ・どこに」入退室したのかを管理するシステムです。主要なシステムだけでなく、管理するために必要な監視カメラ・PC・ソフトウェアなども含まれます。入退室管理システムを導入する目的と主な機能について紹介します。
目的
入退室管理システムを導入する目的は、
・対象箇所への入退室した人物の把握
・情報漏洩の防止
・正確な出退勤管理
などです。
入退室管理システムの基本は、どの人物がいつ入退室したかを把握することにあります。一方では、個別に入退室の権限を設定できるため、機密情報を扱う場所には限られた人物しか入室できないようにすることも可能です。入室できる人物を制限することで、情報漏洩防止につながります。
さらに、入退室した人物の利用時間が正確に記録され、システム内での管理も可能です。
機能
入退室管理システムは入退室の把握だけでなく、いくつかの機能も備わっています。主な機能は以下のとおりです。
システムの使用者管理機能には、ログイン可能な管理者の設定が含まれています。この管理者は個別に操作権限を付与でき、各ユーザーに対して細かな制御が可能です。
また、各エリアにおいて入室者の制限と履歴管理が可能です。エリアごとに入室可能な人物を登録し、入室者を制限できます。さらに、入退室の履歴が記録され、トラブルが発生した際には調査に役立ちます。
システムはドアの開閉状況を監視し、異常を検知する機能も備えています。異常が検知されると警報が発令され、必要に応じて警備システムとも連携が可能です。
残留者表示機能では、室内に残っている人物を把握できます。また、残留者の滞在時間も監視可能です。
カレンダー機能を活用することで、個別の出勤日や就業時間を設定し、休日や残業の管理が容易になります。さらに、この機能は勤怠システムとも連携可能であり、統合された管理が実現されます。
セキュリティのための入室者制限や異常検知にくわえて、出退勤管理できるカレンダー機能も備わっています。
入室管理システムの主な認証方法
入退室管理システムを利用するための認証方法には、以前からある暗証番号を利用した方法から、指紋や顔で認証できる生体認証まであります。
暗証番号
古くから使われている暗証番号による認証は、入り口でテンキーに指定番号を入力して入室する方法です。ほかの認証方法よりも低コストで導入できるため広く使われていますが、セキュリティ面ではほかのものよりも劣ります。
入力する場所は覗き見されにくい場所を選び手元を隠さなければならない、暗証番号はメモを取らず暗記する必要があるところがデメリットです。
ICカード
近年、多くの企業で取り入れられているのは、ICカードによる認証方法です。暗証番号よりもセキュリティ面がしっかりしており、スマートロックや生体認証よりもコストがかからないため、多くの企業で利用されています。ICカードを指定位置にかざすだけでロックの解除が可能です。
ICカード内には個人情報を記録しておけるため、誰がいつ入退室したのかもカード一枚で簡単に管理できます。また、ICカードは社員証としても利用している企業も多く、プリンターやPCの認証デバイスとしても使用できるため、用途に応じてさまざまな活用方法があるところがメリットです。
しかし、ICカードを持ち歩く必要があり、忘れて出勤した場合は特別な対応が必要になり、盗難や紛失が起こる可能性もあります。
スマートロック
スマートロックとは個人のスマートフォンに専用アプリをインストールし、リーダーにスマートフォンをかざすだけで入退室が可能になる認証方法です。スマートフォンは多くの方が持ち歩いているので、ICカードのように意識して携帯する必要はありません。また、連動させるスマートフォンアプリによっては、立ち上げ不要でスマートに解除できるタイプもあります。
しかし、セキュリティの面から社内で支給されるケースもあるため、場合によってはプライベート用と業務用の2台を持ち歩くことになります。
生体認証
生体認証はバイオメトリクスとも呼ばれており、指紋や顔を使った認証方法です。顔や指紋はほぼなりすましができないため、セキュリティ面をかなり強化できます。機密性の高い情報を取り扱っている企業におすすめの認証方法です。個人の特定は指紋や顔だけでなく、静脈・網膜・虹彩・掌形も用いられます。
セキュリティ強化ができる反面、導入費用が高くなるところはデメリットです。また、指紋や顔などの個人情報を登録する手間もかかります。
生体認証はカメラやリーダーの前に立ち止まって認証しますが、最近ではウォークスルー顔認証と呼ばれる、立ち止まらずに歩きながらの顔認証が可能なタイプが開発されました。
入退室管理システムのメリット
入退室管理システムは入退室の管理以外にも、さまざまなメリットがあります。とくにセキュリティ面でのメリットが魅力です。
部外者の侵入を防ぐ
入退室管理システムを導入するきっかけにもなる大きなメリットは、部外者の侵入を防げることです。入退室管理システムは個別に入退室の権限を付与でき、一度の認証で二人以上の入室を防ぐ機能もあるため、付与されている人物以外の入退室を制限できます。
これらの機能が備わっていることから、警備員の配置を最小限にできます。緊急時に駆けつける人員は必要ですが、常時配置する人員とコストの削減が可能です。
入退室管理業務が効率的に行える
入退室管理システムを利用すると、履歴を残す手間が省けます。入退室管理システムを利用せず履歴を残すには、リスト化する手間と保存しておく管理が必要です。
しかし、利用すれば自動で履歴が残りシステム内に保存されるため、履歴をたどるのが容易になります。また、ドアの開閉も連携しているため、鍵の貸し借りなどの煩わしさもありません。
機密情報管理が強化できる
入退室管理システムは、「誰が・いつ・どこに」入退室したかを把握でき、個別に入室の権限を付与できるため、機密情報管理がしやすくなります。さらに、どれくらい滞在したかも残留者表示によって確認できるため、不正利用を見つけるのも容易です。
入退室管理システムのデメリット
入退室の管理ができてセキュリティ強化にも役立つ入退室管理システムですが、デメリットもあります。導入を検討している場合は、まずはデメリット対策できるかを確認してから導入しましょう。
導入に手間と費用がかかる
入退室管理システムを導入するには、個人情報の登録やアプリのインストール、環境の整備など手間と費用が必要です。採用する認証方法によっては設置費用が高額になります。事前にかかる時間と費用を試算し、導入可能か検討しましょう。
トラブル対策が必要
入退室管理システムにかぎらず、新たなシステムの導入にトラブルはつきものです。
入退室管理システムはシステムの誤作動以外にも、
・暗証番号が外部に漏れる
・ICカードの紛失・盗難、使い回し
・生体認証の精度に個人差が出る
などのトラブルが起こる可能性があります。
起こりうるトラブルを想定しておき、発生した場合の対策方法も事前にマニュアル化しておくことが必要です。
まとめ
入退室管理システムとは「誰が・いつ・どこに」入退室したのかを管理するシステムです。対象エリアへの入退室した人物の把握・情報漏洩防止・正確な出退勤管理を目的に導入します。
部外者の侵入防止や機密情報管理など、セキュリティ強化に役立つメリットの多い入退室管理システムですが、導入の手間や費用がかかる、トラブル対策が必要などデメリットもあります。導入する場合は事前にトラブル対策を準備して、時間と予算に余裕を持って進めましょう。
