一口に入退室管理システムといっても、その種類は多岐にわたり製品の数は膨大です。そのため、入退室管理システム導入にあたっては悩むことが少なくありません。
適切なシステムを選定するには、製品ごとのメリットとデメリットを把握しておくことが重要です。この記事では、入退室管理システムの特長や課題について解説します。
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入退室管理システムとはどんなシステム？
生体認証やICカードなどを活用して管理する入退室管理システムは「いつ」「誰が」「どこで」といった詳細な入退室を記録できます。入退室の情報を記録することで、部外者による不正な入室を未然に防ぐ役割を果たします。
システムの種類は、ICカードを利用するものから、スマートフォンで認証するものまで多岐にわたります。また、スマートロックと呼ばれるクラウドを活用したシステムも増えています。
さらに、社内の勤怠システムや監視カメラなどと組み合わせることで、セキュリティの向上や労務管理の効率化にも貢献します。入退室管理システムは入退室の管理に留まらず、多岐にわたる用途で活用できる特長があります。
入退室管理システムを導入するメリット
入退室管理システムを導入する際は、その種類に応じて異なる目的や活用方法を検討することが大切です。ここからは、入退室管理システムのメリットにフォーカスして紹介します。
セキュリティの強化
入退室管理システムを導入するメリットは、セキュリティレベルの強化です。入退室管理システムを利用することで、関係者以外の部外者による不法侵入を防げます。
また、従業員の入退室も制限でき、機密情報や個人情報の外部流出のリスクを軽減できます。スマートフォンや生体認証を使用したシステムでは、鍵の紛失・盗難のリスクも低減されます。
勤怠管理の効率化
2つ目のメリットとしては、勤怠管理の業務を効率化できることです。入退室管理システムであれば勤怠管理システムと連携し、出社・退社時刻などを正確に記録できます。
これにより、社員の勤務状況を正確に把握し、労務管理を効率的に行うことが可能となります。残業が一部の従業員に偏っていないかなど、労働負荷軽減の観点からも注目されています。
人件費の削減
最後に、入退室管理システムを導入するメリットは、人件費の削減にもつながります。入退室管理システムを導入することで、24時間体制での入退室の管理が可能となります。
そのため、警備員が常駐して入退室をチェックする必要がなくなります。警備員の人件費や、入館証を管理するスタッフのコストを削減できるのです。
物理的に鍵を携帯する必要がないなど、鍵を管理するのにかかる人件費などのコストを低減できます。
入退室管理システムを導入するデメリット
続いて、入退室管理システムを導入することで起こりうるデメリットについて解説します。入退室管理システムを導入する際は、メリットとデメリットをよく比較してから導入しましょう。
環境の整備・準備に時間がかかる
入退室管理システムを導入する際は、環境の整備や準備が必要です。そのため、入退室管理システムを導入するには時間がかかるデメリットがあります。導入には手続きや従業員のICカードの準備などが含まれるため、これらを担当者数名ですべて進めるのは困難です。
入退室管理システムを導入するまでには、関係するすべての部署間でのコミュニケーションや打ち合わせが必要です。少しでもリスクを低減するために、導入までに時間がかかることを認識しておきましょう。
トラブル対策の立案が必要
もう一つのデメリットは、紛失、盗難、バッテリー切れなど、トラブル発生時の対策方法です。たとえば、ICカードが紛失・盗難された場合や、スマートフォンのバッテリーが切れた場合、どのように対処するかを事前にこまかく決定しておくことが必要です。
異なるシステムによって生じるトラブルに対する対策も入念に整備し、トラブルが生じたときの迅速な対応が求められます。
入退室管理システムの種類
入退室管理システムには、さまざまな種類が存在します。製品の価格や品質に加えて、自社に最適なシステムを導入することが大切です。
もっとも重要視したい目的や、システムの使用感を考慮して選択しましょう。
ICカード式
ICカード式は、ICチップの情報を読み取って解錠する方法です。個人ごとの入室記録を残せるメリットがあります。
企業によっては社員証を併用しているため、別々で持ち歩く必要がない点も魅力です。ただし、カードの保管や管理は個人に委ねられるため、自宅に置き忘れたり、紛失や盗難のリスクが存在します。
テンキー式
テンキー式は、あらかじめ設定した数字の組み合わせをもちいて解錠する方式です。導入が比較的容易で、コストを削減できるメリットがあります。
ただし、入退室の情報が残らないためセキュリティレベルが低く、暗証番号の定期的な変更が必要です。番号さえ分かれば、誰でも出入りできてしまうリスクもあります。
スマートフォン式
スマートフォン式は、専用のアプリを使用して、電子決済をするような使用感で解錠する方法です。スマートフォンを所持していれば、簡単に入退室が可能です。
常に持ち歩くスマートフォンだからこそ、紛失や盗難のリスクが低減します。しかし、スマートフォンのバッテリーが切れてしまうと入退室ができなくなります。
当然のことながら、スマートフォンをお持ちでない方は利用できません。
生体認証
生体認証は、身体的な特徴情報をもちいて解錠する方式で、セキュリティレベルが高いメリットがあります。解除方法は、指紋や瞳の網膜、顔、声紋、手のひらの血管パターンなどが一般的です。
ICカードやスマートフォンのように、紛失や自宅に忘れるといったリスクもありません。なりすましを防ぐ効果もありますが、システムの導入コストがかかる点がデメリットとなります。
入退室管理システムを導入する際の注意点
入退室管理システムの効果を最大限に発揮するには、事前準備が非常に大切です。他社の成功事例だけを参考にしてしまうと、自社でミスマッチを起こす可能性があります。
入退室管理システムを導入する際は、以下の2点に気をつけましょう。
導入場所と運用ルールの策定
入退室管理システムを最大限に活用するためには、設置する場所や導入する目的を明確にしておきましょう。セキュリティの強化や勤怠管理の向上など、目的によって最適なシステムや製品が異なります。
入退室管理システムを導入する目的と場所が明確になれば、製品の種類もスムーズに選定できます。また、導入後の運用・管理ルールも詳細に定め、関係部署との連携を確保することが重要です。
従業員への説明・教育の実施
入退室管理システムの導入と運用ルールの策定が完了したら、実際に使用する従業員への説明・教育を行います。運用ルールの説明は、企業全体で統一して行うか、部署ごとに実施するかを検討します。
従業員への説明では、入退室の方法やルールだけでなく、導入の背景や目的についても分かりやすく伝えることが重要です。従業員がシステムの利用方法を正しく理解し、その重要性に共感することで、スムーズな運用に期待できます。
まとめ
入退室管理システムを導入することで、セキュリティの向上や労務管理が楽になる効果があります。部外者の不法侵入を防ぎながら、コスト削減につながる大きなメリットがあるのです。
しかし、入退室管理システムにはさまざまな種類がありますので、必ず自社に適したシステムを導入する前に慎重に検討しましょう。せっかく便利なシステムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。
本記事を参考にして、より良い入退室管理システム選びにお役立てください。
