物理鍵を使わずに、スマートフォンなどで施錠や解錠ができる「スマートロック」の利用が広がっています。今回はオフィス向けのスマートロックの特徴や、選び方を紹介します。ぜひ参考にしてください。
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スマートロックとは
「スマートロック」は、物理鍵を使わずに、スマートフォンなどのデバイスを使って施錠や解錠ができるシステムや仕組みのことです。
スマートロックは、ドアや門扉に機器を取り付け、スマートフォンなどのデバイスや、社員証・入館証などで操作する専用アプリを使って操作します。スマートフォンの専用アプリを通じてBluetoothなどで機器と通信し、ドアや門扉のサムターン（施錠・開錠時に指でつまんで回す部分）を自動で回して施錠・開錠します。
デバイスやツールを使わず、スマートロック本体に番号を押すテンキーが付いていて、暗証番号の入力で開錠するタイプもあります。
物理的な鍵がなくても解錠や施錠ができ、さまざまな場面で活用されています。
スマートロックの種類
スマートロックには、大きく分けて2種類あります。
簡単に設置できる「電子錠」
「電子錠」は、使用しているドアなどに自分で後付けが可能で、設置工事をせずに簡単に取り付けられるのが特徴です。
すでに設置されている既存の鍵を取り外すことなく、両面テープなどで固定して設置します。しっかりと取り付けておかないと外れてしまうというリスクはありますが、ドアや門扉のサムターンの上から、スマートロックを被せるように後付けできるので、取り外しのための工事も不要で、施工費を抑えられます。
大がかりな工事をせずに使用できるので、退去時に現状復旧が求められる、テナントとして賃貸借契約しているオフィスにおすすめです。
セキュリティをさらに強固にする「電気錠」
「電気錠」の設置には、設置のための工事が必要です。工事費などの初期費用はかかるものの、後付け型の電子錠に比べ、セキュリティはさらに強力になります。
利用者が両面テープなどで貼り付ける電子錠に比べると、電気錠は、設置工事によりドア等に頑丈に設置され、劣化によって外れてしまうといった心配がない分、安全性に安心感を持てます。
また、電気錠の設置メーカーによる保守やサポートのサービスが充実しており、故障や異常などのトラブル時に、瞬時にサポートが受けられるという利点もあります。
より強固な安全性を求めるオフィスにおいては、「電気錠」のタイプを選ぶと安心です。
オフィス向けスマートロックの特徴
スマートロックには、家庭向けの製品やオフィス向けの製品があります。
家庭向けのスマートロックは、主に玄関ドアに設置される形状のものが多く、防犯効果が期待できるほか、荷物や小さい子どもを抱えていて、両手がふさがっているような状況などで、物理鍵よりもスムーズに入室できる点が便利です。
玄関ドアの形状や、自宅が持ち家か賃貸物件かなどの条件を加味して種類を選択できます。
施錠や解錠の履歴を管理でき、子どもの帰宅時間などを離れた場所から確認するといった使い方ができます。また、家庭向けのスマートロックのオートロック機能を活用することで、子どもに鍵をもたせる必要がなくなるというメリットもあります。
購入方法も、ECサイトなどで簡単に購入でき、防犯意識を高めたいときに気軽に購入できるのも便利です。
オフィス向けのスマートロックは、エリアごとに入退室を制限でき、家庭用の製品よりもさらにセキュリティ面が強化されています。また、勤怠管理システムと連動して、労務管理の効率化も期待でき、ビジネスシーンでの利用に特化した機能を備えています。
オフィスにおいても、家庭向けのスマートロックの設置は可能ですが、「反応速度や操作性が遅い」「家庭用では使用履歴がサーバーに共有されない」「打刻時刻が正しく記録されない」といった問題が発生する可能性があり、利便性向上のため、入替工事するというケースもあります。
家庭向けのスマートロックにはない特徴がオフィス向けスマートロックに多く設定されており、利用方法を検討した上で、自社の用途に合ったスマートロックを選ぶとよいでしょう。
オフィス向けスマートロックの導入メリット
オフィス向けスマートロックを導入した場合のメリットを紹介します。
セキュリティを強化し、防犯対策に効果的
オフィス向けスマートロックを導入すると、エリアごとの施錠や解錠が可能になります。権限を管理すれば、入退室する人物ごとに入退室できるエリアや部屋を制限したり、時間帯によって施錠や解錠を管理することも可能です。
誰が、いつ、どのドアを通過したかを、入退室管理システムで一元管理できるので、セキュリティの強化に役立ちます。
また、来訪者に一時的に権限を付与し、入退室させるという利用も可能です。来訪に合わせて物理鍵を作成したり、来訪者に物理鍵を預けずに済むため、セキュリティ面の安心に繋がります。来訪する者にとっても、物理鍵の紛失や、持参忘れ、社内の担当者から鍵を受け渡しする手間などを考慮しなくて済むため、円滑な業務遂行につながるでしょう。
さらに、オフィス向けスマートロックには「オートロック機能」が搭載された製品も多く、鍵の閉め忘れといったヒューマンエラーも防げます。
スマートロックの利用履歴をデータ保存できる仕様の製品であれば、トラブルが発生した際も、発生時の状況をさかのぼって確認することもできます。また、トラブルや異常発生時に、管理者などに瞬時にメール通知や、警備に連動も可能で、スピーディーな緊急時対応にも貢献します。
オフィス内の個人情報保護に役立つ
オフィス向けスマートロックを活用し、安全にセキュリティが守られ、個人情報の保護にもつながります。
入退室を制限し、関係者でない者の不正な入室をブロックし、社内の大切な情報を守れます。
また、社員の社内・エリア内の入退室をシステム上で管理し、社員それぞれの勤怠の情報が、スマートロックと連動して保存され、外部に流出することを防ぎます。
鍵そのものの管理が不要になる
物理鍵を社員に貸与すると、紛失や、社員の退職時に鍵が返却されないといったトラブルやリスクが想定されます。物理鍵の紛失などが発生すると、鍵の再作成にコストがかかるほか、作成されるまでの間の対応などに新たな手間がかかることにもなりかねません。
スマートロックを利用することで、鍵そのものの携行や管理が必要なくなるので、鍵の紛失に伴うトラブルやリスクを未然に防ぐことができます。
また、物理鍵の紛失には、部外者の侵入や、不正な鍵の複製などの二次的なリスクが考えられます。オフィス向けスマートロックの導入で、二次的なリスクも防止できます。
オフィス向けスマートロックを利用していると、もし社員がスマートフォンや社員証など、入退室に使用していたデバイスなどを紛失してしまっても、トラブルの判明時点で、紛失した端末の使用をロックや無効化するなどの対処が可能です。物理鍵に比べ、紛失の際のリスクを最小限に抑えられるのも魅力のひとつです。
勤怠管理の利便性向上
リモートワークが定着した企業において、リモートワーク中の社員の出社や勤怠の管理も、スマートロックを活用すれば効率的に管理できます。
一般的に使用されているタイムカードや出勤・退勤の打刻システムでは、打刻漏れや打刻忘れに対して、修正の処理が発生し、不要な業務を増やすことにもなりかねません。
オフィス向けスマートロックを導入し、勤怠管理システムと連動して活用すると、社員の入退室の記録が残るので、管理者が出社していなくても、勤怠管理システム上で管理を完結させることができます。別途、打刻のためのツールやシステムを用意せずに、すべてスマートロックのみで完結できるのが便利です。
オフィス向けスマートロックを導入したタイミングで、従来のタイムカードを廃止し、スマートロックによる勤怠管理に一本化して、業務の効率化や簡素化につなげられます。また、タイムカードの廃止により、打刻に関する不正や漏れなどの課題解決にも役立ちます。
また、メーカーの仕様により、利用している既存の勤怠管理システムや人事労務システムと連携可能なほか、防犯カメラや自社システムとの連携も可能な場合もあるため、自社に合わせた、多様な利用方法もメリットのひとつといえます。
社員が頻繁に出入りする業種や、社員が多く、勤怠管理が煩雑となっている企業などにおいて、オフィス向けスマートロックが現状の課題解決に役立つと言えるでしょう。
また、システムの管理画面で施錠や解錠操作ができるため、離れた場所からの操作によって、さらに便利に入退室の制限や解除が可能になります。
さまざまな働き方が許容されている企業などにおいては、多様性のある利用方法で、勤怠管理の利便性の向上が見込めます。
オフィス向けスマートロックの導入デメリット
一方で、オフィス向けスマートロックを導入した場合のデメリットを紹介します。
コストがかかる
オフィス向けスマートロックを導入する際に、導入・運用それぞれでコストが発生します。
まず、導入にあたり、設置工事にかかる工事費などの初期費用が発生します。建物の規模や設置する扉周辺の状況、どんなタイプのスマートロックを設置するかなど、状況によってどれほどの費用になるのかはケースバイケースであるため、必ず見積書の作成を依頼し、費用面での検証が必要になります。
また、導入後も、月額利用料などの、運用や維持管理にかかる費用が発生します。トラブル時の対応などの保守やサポートのために必要となるため、必要経費としてコストカットできない費用だといえます。
また、機器の経年劣化などに対応し、場合によっては買い換えが必要になる場合もあるため、運用に当たっては、買い換えや再設置のコストも想定しておくべきです。
電池切れに注意
便利でスマートに利用できるスマートロックですが、見落としがちなトラブルとして、電池や充電が切れてしまい、使用できなかったというトラブルです。
当然ですが、電池切れ、充電切れのデバイスでは使用不可となり、システムが正常に動作しません。そのため、定期的に電池の減り具合や充電状況を確認しておかなければならず、オフィス向けスマートロックの端末などを使用する者全員に周知徹底するなど、メンテナンスや意識づけが面倒な点がデメリットのひとつと言えるでしょう。
オフィス向けスマートロックの選び方
さまざまな種類のあるオフィス向けスマートロックですが、選ぶ時のポイントがあります。
自社の建物の構造に合うものを選ぶ
スマートロックの形状や種類によって、設置できるドアの種類が異なります。そのため、取り付けたい場所のドアの形状に対応しているものを選ぶことが大切です。
設置したい箇所が、引き戸タイプかガラス扉かなどの、ドアの形状を把握し、設置工事の必要性や、工事する場合の日程や工事費など、見積書と照らし合わせて検討しましょう。
認証方式を選ぶ
オフィス向けスマートロックの認証方法には、スマートフォンなどのデバイスによる認証のほか、社員証や入館証などのICカードによる認証、暗証番号を入力する認証、顔や声、指紋などを使った生体認証があります。
スマートフォンやICカードによる認証方法は、既存のデバイスやツールを利用できるため、新規で端末を発行する手間や導入コストを省けるというメリットがあります。一方で、導入に際して、全従業員への登録の作業や処理が必須になるため、既存の人事データなどと連動して登録作業ができない場合の作業負担が大きくなるというデメリットがあります。
また、暗証番号の入力による認証であれば、端末やツールそのものが不要にはなりますが、番号を知っている者であれば誰でも解錠できるため、セキュリティ面での注意が必要になります。
それぞれの認証方法のメリット・デメリットを考慮し、自社に一番良い方法を選びましょう。
可能であれば、複数の認証方法を組み合わせて利用する「多要素認証」ができるシステムを利用すれば、より安全なセキュリティを実現できます。セキュリティを第一に考慮したい状況の場合には、多要素認証が活用できるかどうかも検討するとよいでしょう。
データ登録が容易にできるか
オフィス向けスマートロックの運用にあたり、使用する社員や従業員の情報を、スマートロックのシステムに登録しなくてはなりません。従業員が多数いる企業では、登録のための作業が増えるため、作業負担が増えることになってしまいます。
登録数が膨大になることが見込まれる企業においては、人事部門で管理している従業員一覧データなどをインポートして利用できるサービスが便利です。スマートロックの仕様をチェックし、利用できるかどうか調べておきましょう。
耐用年数の長さ
スマートロックには、安全に使用するための耐用年数があるため、耐用年数の長い製品を選ぶと、保守に充てる費用やメンテナンスの手間を省けます。
市場で入手できる錠前の安全性確保のため、あらゆる錠前の品質基準・規格と審査規定の統一を促進している日本ロック工業会において、電気錠の耐用年数は7年と定められています。
安全に使用するための期間を意味する「耐用年数」と、設置しようとしているオフィス向けスマートロックのメーカーが定めた保証期間は異なる場合もあります。保証期間や、スマートロックのバッテリーの寿命などを事前にチェックし、計画的に維持管理できるよう見通しを立てておきましょう。
サポート体制の充実度
オフィス向けスマートロックに不具合が生じると、オフィス全体に大きな影響を与えるため、不具合やトラブルが発生した際に、迅速に対応してもらえるかはとても重要です。
スマートロックの機器自体のスペックも重要ですが、トラブルが発生した場合の保守やサポートの体制や、品質保持のためのサービスが充実しているかどうかも、見極めておくポイントのひとつと言えるでしょう。電話対応の時間帯や、万が一の際に現地での対応が可能かどうかなど、トラブル発生時にどんな対応が可能かをチェックしておきましょう。
まとめ
今回は、オフィス向けのスマートロックの特徴や、選び方を紹介しました。オフィス向けスマートロックを導入すると、オフィスの入退室をスムーズにし、勤怠管理の向上が見込めます。さまざまな種類のオフィス向けスマートロックがあるため、特徴を見比べ、自社に合う形態や用途を見極めて選ぶことが大切です。導入にあたっては、見積書を比較しながら、自社に最適なオフィス向けスマートロックを選択しましょう。
