オフィス向けの入退室管理システム3選

オフィスで入退室管理システムを利用するメリット

オフィスで入退室管理システムを導入することには、たくさんのメリットがあります。

まず、労働時間管理の効率化が実現します。従業員の入退室時間を自動的に記録することで、労働時間を正確に把握できるのです。これにより、従業員の勤怠管理がスムーズになり、手作業で行った場合の記録ミスや不正な報告を未然に防ぐことができます。また、スタッフの残業時間の把握や休暇の管理などもスムーズに行えるため、労務管理が一層効率化されます。

さらに、コスト削減も期待できます。入退室管理システムを導入することにより、警備員の数を減らすことができます。また、紙の記録や手作業の管理を減らすことで、業務効率が向上し、人件費の削減が可能です。システムの導入コストはかかりますが、長期的にはコストの削減効果が期待できます。

次に、災害時や緊急時の対応力向上も実現します。システムにより、オフィス内に誰がいるかをリアルタイムで把握ができるため、災害時の避難誘導や緊急事態発生時の対応が迅速に行えます。
また、入退室管理システムを導入することにより、業務の透明性を高めることができます。従業員がいつオフィスに入ったか、いつ退室したかのデータは管理者が容易に確認できるため、不正行為の抑止力となります。これにより、公正な職場環境の維持が可能となります。

さらに、システムのデータは業務改善に活用できます。入退室データを分析することで、従業員の勤務パターンやオフィスの利用状況を把握し、業務の効率化やオフィスのレイアウト改善などに役立てることができます。

最後に、従業員の利便性向上もメリットのひとつです。カードキーやスマートフォンアプリなどを使った入退室管理は、従業員にとっても手間が少なく、スムーズな出入りが可能となります。これにより、日々の業務がより円滑に進みます。

このように、オフィスでの入退室管理システムの導入にはたくさんのメリットがあります。
一方で、停電時やバッテリー切れの場合には機能しない場合があり、ハッキングや不正アクセスのリスクもあるため、セキュリティ対策を充分に行わないと外部からの攻撃によって解錠される可能性があります。導入する際はこれらのデメリットも考慮するようにしましょう。

オフィス向け入退室管理システムの選び方

セキュリティ

入退室管理システムのもっとも重要な機能はセキュリティです。顔認証、指紋認証、ICカードなど、さまざまな認証方法を提供するシステムを選びましょう。多要素認証をサポートするシステムは更に安全です。

スケーラビリティ

企業の成長にともなって、入退室管理システムが拡張可能であることも重要です。ユーザー数やアクセスポイントが増加しても対応できるシステムを選ぶとよいでしょう。

操作性

入退室管理システムは、使いやすさも選定のポイントです。管理者が簡単に操作でき、従業員がストレスなく利用できるインターフェースをもつシステムが理想的です。クラウドベースのシステムは、場所を選ばずに管理できる利便性があります。

コスト

導入コストだけでなく、運用コストやメンテナンス費用も考慮しましょう。入退室管理システムには、コストパフォーマンスの高いシステムを選ぶことが求められます。長期的な視点でのコスト評価が重要です。

サポートとメンテナンス

入退室管理システムの導入後も、適切なサポートとメンテナンスを受けられるかどうかを確認しましょう。トラブル発生時の対応の速さや、定期的なシステムアップデートが提供されるかも重要なポイントです。

これらのポイントを踏まえて、自社のニーズに最適な入退室管理システムを選定することが、効率的なオフィス運営につながります。

入退室管理システムの認証方法

暗証番号（テンキー）

数桁の暗証番号を決め、その暗証番号を使って都度入退室する方法です。カードやアプリを必要としないため、紛失時の手続きや追加費用が不要になります。また、初期費用が比較的安く、導入がしやすい点も魅力的です。

一方で、入退室時に暗証番号を入力する際は第三者に暗証番号を見られる可能性があります。暗証番号自体を忘れてしまった場合は、入退室自体ができなくなります。また、暗証番号の入力時はテンキーに触れなければなりません。そのため、感染症が流行っている際は感染のリスクをともないます。

ICカード

ドア付近に設置された認証デバイスに専用のICカードをかざして入退室する方法です。
ICカードは社員1人ずつに分け与えられるため「誰がいつ入退室したか」が明確になります。偽造されるリスクも低く、デバイスに直接触れる必要もないため衛生面においても優秀です。

ただし、カードを紛失してしまうと入退室自体行えなくなり、再発行する手間や費用が発生します。情報漏えい防止のために、パソコンやプリンターにもICカードをかざす必要がある場合はより業務に支障が出てくるでしょう。

スマートフォンアプリ

お手持ちのスマートフォンに専用アプリをダウンロードし、入退室の際にそのアプリを用いる方法です。入退室するたびにアプリを認証デバイスにかざす方法と遠隔操作でドアを解錠する方法の2パターンが存在します。

当方法は専用のシステムを導入する必要がないため導入のハードルが低く、導入費用も低価格です。使い慣れたスマートフォンで操作できるため、社員の負担も軽くて済みます。

しかし、スマートフォンを忘れた場合は入退室ができません。スマートフォン自体を持っていない社員がいる場合は、導入自体が難しいでしょう。

生体認証（顔認証）

身体的な特徴を登録し、入退室の際にその登録したデータと照合して認証する方法です。認証の対象となるのは、指紋・顔・静脈などが挙げられます。

当方法は、セキュリティ性が高いという最大のメリットがあります。身体的特徴を活用するため、不正アクセスや悪用などの心配がありません。ICカードやアプリなどのアイテムも必要がないため、入退室の手間も比較的軽くて済みます。

ただし、生体認証は身体的特徴を正確に認証することが前提で成り立つ方法です。そのため認証精度が低いと、入退室時に機能しない可能性があります。認証データが個人情報にもなるため、取り扱いには十分配慮が必要です。